No artigo da última semana abordei alguns passos que considero fundamentais quando estamos iniciando um novo projeto de Business Inteligence. Para manter o foco nesta fase inicial, que é crucial para o bom desempenho do projeto, neste artigo trago mais algumas boas práticas que vão ajudar o profissional a começar o seu trabalho com o pé direito.
A organização e a transparência são características imprescindíveis para qualquer profissional, notadamente isso não seria diferente para o profissional de BI, dessa forma, iniciativas como a criação e padronização de templates para documentar o trabalho são fundamentais para o sucesso do projeto.
O processo de análise de requisitos, que ocorre logo na fase inicial do projeto é cercado por expectativas e incertezas por parte do cliente. Também, não há como não ser dessa forma, já que por parte dos stakeholders há um grande desejo de que tudo dê certo e que o investimento em BI possa em pouco tempo retornar para a empresa com novos insights, descobertas de novas oportunidades de negócio e, principalmente, que as decisões possam ser tomadas com dados integrados e consistentes.
Da mesma forma, há também as incertezas e até alguma desconfiança no que diz respeito à capacidade técnica da consultoria ou dos profissionais que serão responsáveis pela empreitada.
Esses aspectos podem ser minimizados com pouco esforço por parte dos profissionais de BI, bastando para isso um pouco de organização, principalmente nesta fase inicial. Esta organização vai passar para o contratante informações precisas sobre o que está sendo feito, além de possibilitar que seja colocado em prova o entendimento em relação aos requisitos do negócio.
Uma das técnicas que gosto muito é a da elaboração de templates (artefatos com modelos de documentos) para a documentação do projeto. Embora pareça que o uso de templates seja um pré-requisito, na verdade não é bem assim que acontece, já que não é raro encontrar alguns profissionais que entregam pouca documentação ao cliente na fase inicial do trabalho, tratando “de boca” boa parte dos assuntos.
É importante, porém, manter um equilíbrio em relação a documentação gerada e entregue, senão podemos frustrar o cliente já no início dos trabalhos. O cliente não vai gostar de receber toneladas de papéis e imaginar que o projeto já poderia estar mais adiantado, caso não fosse empregado tanto tempo para gerar a pesada documentação.
Por outro lado, o cliente vai gostar de ver que a equipe de desenvolvimento está no caminho certo, que os requisitos de negócio foram entendidos, e de ter o poder visualizar “o todo” já na fase inicial do projeto.
Separei a seguir alguns documentos que acho importante elaborar no início do projeto:
- Documento de Visão: traz a visão geral do projeto, abordando a organização e as partes que terão o seu trabalho afetado pelo projeto;
- Documento de Requisitos: naturalmente elenca os requisitos de negócio que precisam ser atendidos pelo projeto;
- Modelagem do Data Warehouse: apresenta a visão dos dados organizados em tabelas fato e dimensão;
- Roteiro para entrevista: pode te ajudar a lembrar de todos os aspectos que deverão ser levados em consideração na hora de realizar a entrevista com o cliente.
Esses artefatos também podem ser substituídos por um único documento, mais parrudo, que traga todas as considerações presentes no Documento de Visão, no Documento de Requisitos e na Modelagem do DW, fica ao seu critério, desde que você e sua equipe consigam se manter organizados.
É importante que esses documentos também tenham espaço no final para o aceite por parte dos envolvidos, pois a assinatura das partes garante que os termos foram entendidos e ratificam o acordo entre os envolvidos.
Outra coisa legal nesse sentido é que conforme a sua empresa vai adquirindo mais experiência, os templates dos artefatos de documentação também vão melhorando, a partir da flexibilização de seu uso para novos projetos.
É importante também sempre versionar o documento, principalmente porque normalmente esses documentos serão bastante acessados e possivelmente alterados pelos membros da equipe. O versionamento vai permitir a rastreabilidade e o controle de mudanças nos requisitos.
Embora sejam dicas básicas, a aplicação dessas práticas no seu dia-a-dia vai transmitir segurança e transparência para o seu cliente, fora outros benefícios intangíveis como organização, segurança, proporcionada pelos aceites nos documentos, e garantia de que toda a equipe está remando para a mesma direção.
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